Fundamentalną zasadą wielu systemów zarządzania jakością jest podejście procesowe (zarządzanie poprzez procesy i fakty). Norma ISO 9001 chyba najogólniej określa definicję procesu, jako:
"zbiór działań wzajemnie powiązanych i wzajemnie oddziaływających, które przekształcają dane wejściowe w dane wyjściowe."
Ogólnie rzecz ujmując, każdy proces niezależnie od tego czy jest częścią jakiejś organizacji czy też tokiem postępowania przy wykonywaniu czynności dnia codziennego w każdym gospodarstwie domowym składa się z trzech podstawowych elementów:
- danych wejściowych,
- przetwarzania,
- danych wyjściowych.
Dostarczone do zapoczątkowania procesu - dane wejściowe pod wpływem przetwarzania na skutek oddziaływania różnych zasobów w finale przekształcane są w dane wyjściowe.
Podstawą zarządzania procesowego jest zawsze prawidłowa identyfikacja procesów organizacji. Aby prawidłowo zdefiniować procesy należy w pierwszej kolejności określić:
- początek i koniec procesu,
- dane wejściowe i wyjściowe procesu,
- dostawcę i klienta procesu,
- oraz lidera procesu – czyli osobę odpowiedzialną za proces i jego sterowanie jak również dostarczanie do niego właściwych zasobów.
Często procesy grupuje się w grupy procesów i makroprocesy. W każdej jednostce organizacyjnej występują dwie podstawowe grupy procesów:
- procesy podstawowe (zwane też główne lub kluczowe), są to procesy, do realizacji których dana jednostka została powołana a które wynikają wprost z działalności statutowej organizacji są dla niej strategiczne i w znacznej mierze przyczyniają się do osiąganych wyników finansowych, główną cechą tej grupy procesów jest tworzenie wartości dodanej;
- oraz procesy pomocnicze (zwane też wspierające), są to procesy, których przeznaczeniem jest zgodnie z nazwą wspieranie w funkcjonowaniu i realizacji procesów kluczowych; ich jedną z podstawowych cech nie jest tworzenie wartości dodanej jak w przypadku procesów podstawowych lecz generowanie dodatkowych kosztów.
W systemach zarządzania z uwagi na charakter globalnego odziaływania w organizacji można wyodrębnić z procesów pomocniczych dodatkową grupę procesów tzw. procesy zarządzania.
Po identyfikacji procesów kolejnym ważnym aspektem zarządzania procesowego jest systemowe zarządzanie procesami. Należy ustalić kryteria i metody zapewnienia, zagrożenia i szanse realizacji celu procesu, dokonywać oceny jego skuteczności, monitorować i cyklicznie mierzyć oraz w następstwie analizy wprowadzać niezbędne działania doskonalące.
Celem modułu jest ułatwienie identyfikacji funkcjonujących w firmie procesów oraz pomoc w ich opisie, prezentacji i zarządzaniu nimi. Moduł umożliwia prowadzenie rejestru zidentyfikowanych grup procesów, makroprocesów oraz procesów opisanych poprzez określenie ich celu, lidera, zakresu podmiotowego i przedmiotowego, danych wejściowych i danych wyjściowych, dokumentów opisujących ich realizację czy ryzyk wpływających na osiąganie celu procesów.
Program oprócz słownego opisu posiada również zintegrowane narzędzia do graficznego modelowania procesów organizacji (w notacji: diagram przypływu lubBusiness Process Modeling Notation - BPMN 2.0), czy utworzenia mapy powiązań pomiędzy procesami.