Każdy system zarządzania opiera się na wymaganiach, które określają sposób jego funkcjonowania. W zależności od rangi oraz przyjętych założeń wymagania takie mogą być nieformalne lub formalnie udokumentowane.
Wiele systemów zarządzania w tym zarządzania jakością kładzie duży nacisk na udokumentowanie sposobu realizacji procesów. Takie działania mają na celu wypracowanie i wprowadzenie pewnych standardów postępowania i jest praktycznie niezbędne przy niektórych rodzajach działalności np. seryjnej produkcji.
Standaryzacja jest też jedną z podstawowych zasad Lean Manufacturing, gdzie odnosi się do:
- organizacji miejsca pracy,
- wizualizacji,
- standaryzacji pracy,
- zarządzania czasem.
Udokumentowanie najlepszej metody bezpieczenego i wydajnego wykonywania pracy na wymaganym poziomie jakości niesie za sobą wiele pozytywnych aspektów m.in.:
- skrócony jest czas wdrażania nowych pracowników,
- pracownicy pracują w środowisku, w którym ograniczono ryzyko błędów (znają obowiązujące przepisu, druki, terminy itp.),
- ułatwiony jest proces kontroli funkcjonalnej i instytucjonalnej w firmie,
- ułatwiony jest proces przeprowadzania auditów.
Samo określenie i udokumentowanie wymagań, sposobu realizacji zadań, czy procesów jest jednak niewystarczające, gdy pracownicy nie posiadają bieżącego dostępu do tej dokumentacji. Z drugiej też strony nawet zapewnienie dostępu do dokumentacji, przy braku nadzoru nad jej tworzeniem i dystrybucją, może nie być wystarczający, a taki stan może doprowadzić do jeszcze większych patologii i niezgodności, gdyż w pracownicy mogą posługiwać się już nieaktualnymi dokumentami. Idealnym rozwiązaniem dla tych problemów jest wykorzystanie elektronicznej formy dokumentacji oraz narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie taką dokumentacją.
Celem modułu Dokumenty w aplikacje eSEKTOR jest zapewnienie szybkiego i przejrzystego dostępu do wszystkich dokumentów określających wymagania (instrukcji, procedur, wytycznych) na poszczególnych stanowiskach pracy w organizacji, a także nadzór nad tworzeniem tej dokumentacji i jej dystrybucją. Moduł umożliwia ewidencjonowanie, identyfikację i nadzorowanie dokumentacji oraz zarządzanie wszelkimi zmianami tych dokumentów.
Każdy użytkownik ma możliwość elektronicznego wnioskowania o utworzenie bądź zmianę dokumentu oraz opiniowania jego projektu. Uprawnieni użytkownicy dokonują weryfikacji, akceptacji i zatwierdzenia projektu dokumentu, a po publikacji zatwierdzonego dokumentu użytkownicy mają obowiązek zapoznania się z dokumentem obowiązującym na zajmowanym przez nich stanowisku pracy i elektronicznego potwierdzenia tego faktu.
Za pośrednictwem modułu Dokumenty możemy też przefiltrować dokumentację określającą wymagania poszczególnych systemów zarządzania tj.:
- wymagania systemu zarządzania jakością,
- wymagania systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji,
- wymagania systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy,
- wymagania systemu zarządzania antykorupcją.
Aktualnie jest to istotne dla coraz większej liczby firm, które pracują w oparciu o zintegrowany system zarządzania np. zarządzanie jakością i BHP.