Procesy

Fundamentalną zasadą wielu systemów zarządzania jakością jest podejście procesowe (zarządzanie poprzez procesy i fakty). Norma ISO 9001 chyba najogólniej określa definicję procesu, jako:

 

"zbiór działań wzajemnie powiązanych i wzajemnie oddziaływających, które przekształcają dane wejściowe w dane wyjściowe."

 

Ogólnie rzecz ujmując, każdy proces niezależnie od tego czy jest częścią jakiejś organizacji czy też tokiem postępowania przy wykonywaniu czynności dnia codziennego w każdym gospodarstwie domowym składa się z trzech podstawowych elementów:

 

  • danych wejściowych,
  • przetwarzania,
  • danych wyjściowych.

 

Dostarczone do zapoczątkowania procesu - dane wejściowe pod wpływem przetwarzania na skutek oddziaływania różnych zasobów w finale przekształcane są w dane wyjściowe.

 

Podstawą zarządzania procesowego jest zawsze prawidłowa identyfikacja procesów organizacji. Aby prawidłowo zdefiniować procesy należy w pierwszej kolejności określić:

 

  • początek i koniec procesu,
  • dane wejściowe i wyjściowe procesu,
  • dostawcę i klienta procesu,
  • oraz lidera procesu – czyli osobę odpowiedzialną za proces i jego sterowanie jak również dostarczanie do niego właściwych zasobów.

 

Często procesy grupuje się w grupy procesów i makroprocesy. W każdej jednostce organizacyjnej występują dwie podstawowe grupy procesów:

 

  • procesy podstawowe (zwane też główne lub kluczowe), są to procesy, do realizacji których dana jednostka została powołana a które wynikają wprost z działalności statutowej organizacji są dla niej strategiczne i w znacznej mierze przyczyniają się do osiąganych wyników finansowych, główną cechą tej grupy procesów jest tworzenie wartości dodanej;
  • oraz procesy pomocnicze (zwane też wspierające), są to procesy, których przeznaczeniem jest zgodnie z nazwą wspieranie w funkcjonowaniu i realizacji procesów kluczowych; ich jedną z podstawowych cech nie jest tworzenie wartości dodanej jak w przypadku procesów podstawowych lecz generowanie dodatkowych kosztów.

 

W systemach zarządzania z uwagi na charakter globalnego odziaływania w organizacji można wyodrębnić z procesów pomocniczych dodatkową grupę procesów tzw. procesy zarządzania.

 

Po identyfikacji procesów kolejnym ważnym aspektem zarządzania procesowego jest systemowe zarządzanie procesami. Należy ustalić kryteria i metody zapewnienia, zagrożenia i szanse realizacji celu procesu, dokonywać oceny jego skuteczności, monitorować i cyklicznie mierzyć oraz w następstwie analizy wprowadzać niezbędne działania doskonalące.

 

Celem modułu jest ułatwienie identyfikacji funkcjonujących w firmie procesów oraz pomoc w ich opisie, prezentacji i zarządzaniu nimi. Moduł umożliwia prowadzenie rejestru zidentyfikowanych grup procesów, makroprocesów oraz procesów opisanych poprzez określenie ich celu, lidera, zakresu podmiotowego i przedmiotowego, danych wejściowych i danych wyjściowych, dokumentów opisujących ich realizację czy ryzyk wpływających na osiąganie celu procesów.

 

Program oprócz słownego opisu posiada również zintegrowane narzędzia do graficznego modelowania  procesów organizacji (w notacji: diagram przypływu lub Business Process Modeling Notation - BPMN 2.0), czy utworzenia mapy powiązań pomiędzy procesami.