Dokumenty

Każdy system zarządzania opiera się na wymaganiach, które określają sposób jego funkcjonowania. W zależności od rangi oraz przyjętych założeń wymagania takie mogą być nieformalne lub formalnie udokumentowane.
 
 
Wiele systemów zarządzania w tym zarządzania jakością kładzie duży nacisk na udokumentowanie sposobu realizacji procesów. Takie działania mają na celu wypracowanie i wprowadzenie pewnych standardów postępowania i jest praktycznie niezbędne przy niektórych rodzajach działalności np. seryjnej produkcji.
 
 
 
Standaryzacja jest też jedną z podstawowych zasad Lean Manufacturing, gdzie odnosi się do:
 
  • organizacji miejsca pracy,
  • wizualizacji,
  • standaryzacji pracy,
  • zarządzania czasem.

 

Udokumentowanie najlepszej metody bezpieczenego i wydajnego wykonywania pracy na wymaganym poziomie jakości niesie za sobą wiele pozytywnych aspektów m.in.:

 

  • skrócony jest czas wdrażania nowych pracowników,
  • pracownicy pracują w środowisku, w którym ograniczono ryzyko błędów (znają obowiązujące przepisu, druki, terminy itp.),
  • ułatwiony jest proces kontroli funkcjonalnej i instytucjonalnej w firmie,
  • ułatwiony jest proces przeprowadzania auditów.
 
Samo określenie i udokumentowanie wymagań, sposobu realizacji zadań, czy procesów jest jednak niewystarczające, gdy pracownicy nie posiadają bieżącego dostępu do tej dokumentacji. Z drugiej też strony nawet zapewnienie dostępu do dokumentacji, przy braku nadzoru nad jej tworzeniem i dystrybucją, może nie być wystarczający, a taki stan może doprowadzić do jeszcze większych patologii i niezgodności, gdyż w pracownicy mogą posługiwać się już nieaktualnymi dokumentami. Idealnym rozwiązaniem dla tych problemów jest wykorzystanie elektronicznej formy dokumentacji oraz narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie taką dokumentacją.
 
 
Celem modułu Dokumenty w aplikacje eSEKTOR jest zapewnienie szybkiego i przejrzystego dostępu do wszystkich dokumentów określających wymagania (instrukcji, procedur, wytycznych) na poszczególnych stanowiskach pracy w organizacji, a także nadzór nad tworzeniem tej dokumentacji i jej dystrybucją. Moduł umożliwia ewidencjonowanie, identyfikację i nadzorowanie dokumentacji oraz zarządzanie wszelkimi zmianami tych dokumentów.
 
Każdy użytkownik ma możliwość elektronicznego wnioskowania o utworzenie bądź zmianę dokumentu oraz opiniowania jego projektu. Uprawnieni użytkownicy dokonują weryfikacji, akceptacji i zatwierdzenia projektu dokumentu, a po publikacji zatwierdzonego dokumentu użytkownicy mają obowiązek zapoznania się z dokumentem obowiązującym na zajmowanym przez nich stanowisku pracy i elektronicznego potwierdzenia tego faktu.
 
Za pośrednictwem modułu Dokumenty możemy też przefiltrować dokumentację określającą wymagania poszczególnych systemów zarządzania tj.:
 
  • wymagania systemu zarządzania jakością,
  • wymagania systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji,
  • wymagania systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.
 
Aktualnie jest to istotne dla coraz większej liczby firm, które pracują w oparciu o zintegrowany system zarządzania np. zarządzanie jakością i BHP.